■人資新聞臨時議程來不及準備？2步驟用Google內建生態系，讓AI幫你做功課
【臨時議程來不及準備？2步驟用Google內建生態系，讓AI幫你做功課】
商業Business>數位轉型
2026-03-17
撰文李岱君
來源經理人:https://www.managertoday.com.tw/articles/view/71848
圖.螢幕截圖/請參考網址！
你是否也有這些困擾？
明天要拜訪重要客戶，卻在前一晚才發現對方公司剛發布財報、高層異動，來不及準備；周一有跨部門會議，周末才想起要查每個參與者負責的專案進度；下周排滿採訪，但受訪者背景、公司動態都還要再花時間研究......。
如果你的工作環境主要使用GoogleWorkspace（Gmail、Calendar、Drive、Sheets等），可以直接使用GoogleWorkspaceStudio來完成你的自動化需求。因為直接內建在GoogleWorkspace裡，不需要額外設定API或授權，就能存取你的Gmail、Calendar、Drive等資料。
■『只要與Gemini對話，就能完成自動化需求』
這個使用邏輯可以套用在任何需要「定期整理+主動通知」的工作場景：
業務自動整理下周客戶拜訪名單與競品分析；
PM在周五前收到跨部門會議的參與者近況；
記者在採訪前一天已有完整的受訪者背景報告；
顧問在客戶會議前掌握產業最新動態。
核心都一樣：你定義「什麼情況需要準備什麼」，AI負責定期執行、定期送達。
而且，它跟GeminiDeepResearch整合，能直接呼叫Gemini的深度研究功能，讓AI交叉驗證資訊、整合多個來源，你不需要拖拉模組、理解節點邏輯，只要用中文或英文描述你要做什麼，Gemini就會自動幫你拆解成可執行的自動化流程。有問題也可以直接用對話方式修改，不用重新設定。
●『步驟一：用自然語言描述你的需求』
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首先，開啟GoogleWorkspaceStudio（https://studio.workspace.google.com/），在主畫面的輸入框「DescribeataskforGemini」寫下你的需求，畫面左側也有「＋」按鈕，可以從零開始設定節點，但建議直接用自然語言，可以省去前面的步驟。以下prompt是以每周自動整理會議準備資料為例：
我需要一個每周自動執行的工作流程：
1.時間：每周五下午4點執行。
2.任務：檢查我的GoogleCalendar下周的會議行程，找出需要準備的重要會議（例如：客戶拜訪、跨部門會議、採訪等）。
3.執行動作：
*使用Gemini的DeepResearch功能，研究每個會議的參與者背景、相關公司動態。
*提供會議準備建議和可能的討論重點。
*整理成一份結構化的準備文件。
4.通知方式：透過Gmail寄送完整的會議準備報告給我。
請幫我建立這個自動化流程。
接著，Gemini會自動產生工作流，它會判斷你描述的任務涉及哪些動作，並自動安排對應的節點。如果你覺得節點需要增加或調整，可以直接在對話框繼續打字，
例如：「幫我在寄信之前，先把報告存一份到GoogleDrive」，Gemini會自動新增節點；也可以點選特定節點進入編輯模式手動修改。這個流程不是一次設定完就固定，隨時可以回來調整。
*Step1:Onaschedule（按時間排程）
└─每周五下午4:00PM執行.
*Step2:AskGemini（請Gemini執行任務）
└─[這裡會有Gemini預設的prompt].
*Step3:Notifymebyemail（寄信通知）
└─將結果寄給你.
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●『步驟二：根據需求調整指令，取得更精準的成果』
Gemini自動生成的prompt通常比較籠統，這一步的重點是把它改成符合你職業需求的精確指令。
※1.編輯「AskGemini」步驟的prompt.
點擊「Step2:AskGemini」進入編輯畫面，你會看到Gemini自動生成的prompt，這時就可以根據你的需求，重寫成更精確的指令。
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●『Prompt設計邏輯』
一個好的會議準備prompt包含3個層次：
*1.識別條件：
告訴Gemini哪些會議需要準備，避免每周都收到一堆不相關的行事曆項目。建議從寬鬆的條件開始（例如只抓外部參與者），測試幾周後，再根據誤判情況加入排除條件。
*2.研究範圍：
告訴Gemini針對每個會議要查什麼、查多深。這裡用「DeepResearch」而非普通搜尋，是因為要交叉驗證資訊、整合多個來源，而不是只回傳一則新聞。
*3.輸出格式：
告訴Gemini最終報告要長什麼樣子。格式愈具體，收到的報告愈可以直接使用，不需要再手動整理。
如果發現有些細節不太符合需求，可以隨時回到這裡修改prompt，Gemini會按照新的指令執行。
舉例來說，某些會議類型常被漏掉，可以回來補充識別條件；背景資料太淺或太深，可以調整DeepResearch的範圍；輸出格式不好讀，就可以修改「產出結構化文件」的格式；如果想要針對特定領域加強，也可以在相應部分加入更具體的指令。
※2.確認email通知內容
點擊「Step3:Notifymebyemail」，確認信件設定：
Subject（主旨）：
下周行程準備報告|[日期範圍]
WorkspaceStudio目前不會自動帶入「幾號到幾號」的日期範圍，你可以手動設定為固定格式，
例如：Subject：(文件)下周會議準備報告|{{本周五的日期}}
或是直接用固定主旨「下周會議準備報告」，收件後用Gmail的標籤功能歸檔即可。
Body（內文）：
Hi，以下是你下周需要準備的會議資料：
{{Step2:AskGemini的輸出結果}}
※3.儲存並測試
點擊「Testrun」立即測試一次，查看收到的測試email，如果不滿意，回到Step4繼續調整prompt。
●『完整prompt範本』
請執行以下任務：
【第一步：識別需要準備的會議】
檢查我的GoogleCalendar，找出下周（下周一到周日）
所有符合以下條件的會議：
──對記者／編輯：
-會議標題包含「採訪」、「interview」、「訪談」字樣.
-或參與者包含公司外部人員.
──對業務：
-會議標題包含「客戶」、「拜訪」、「提案」、「商談」字樣.
-或會議地點在外部（非公司內部會議室）.
──對專案經理：
-會議標題包含「kick-off」、「review」、「跨部門」字樣.
-或參與者超過5人.
──對顧問：
-會議標題包含「客戶會議」、「workshop」、「策略討論」字樣
-或會議時間超過1.5小時.
【第二步：針對每個會議進行DeepResearch】
（重要：使用DeepResearch，交叉驗證資訊）.
◆參與者背景（針對外部人員或關鍵人物）.
-全名、現職、公司名稱.
-過去6個月的重要動態（職位異動、公開演講、媒體訪談）.
-LinkedIn或公司簡介的關鍵摘要.
◆相關組織／公司近況
-最近3個月的重大新聞（產品發布、併購融資、高管異動、財報數據）.
-公司在產業中的定位與主要競爭對手.
◆準備建議（根據會議性質，提供3個具體方向）
──對業務：
1.客戶可能的痛點或需求.
2.可以提及的成功案例或差異化優勢.
3.可能的預算範圍或決策時程.
──對記者／編輯：
1.值得深入追問的獨特角度.
2.可能的敏感話題（需要技巧性提問）.
3.可引用的產業數據或案例.
──對專案經理：
1.各部門可能的立場或關注點.
2.需要事先協調的資源或時程.
3.可能的風險點或衝突議題.
◆資料準備狀態
檢查GoogleDrive，搜尋是否有該公司或人物的相關文件，並標註：
●(綠)資料充足／●(黃)部分缺漏／●(紅)急需準備
【第三步：產出結構化準備文件】
■『為每個會議產出以下格式：』
■『會議：[會議標題]』
●基本資訊
時間：[日期時間]｜地點：[地點]｜參與者：[關鍵人物]
●人物速寫
[每位關鍵參與者的150字背景摘要，含職位、近期動態]
●組織動態（如適用）
[300字左右，含產業地位、最新發展、重要數據]
●準備建議
建議方向1：[標題]—[50～80字說明]
建議方向2：[標題]—[50～80字說明]
建議方向3：[標題]—[50～80字說明]
●準備狀態
[●(綠)/●(黃)/●(紅)]狀態說明：
√已有資料：[Drive中找到的文件]
×需補充：[還缺少的資料或待調查的點]
以上圖./請參考網址！
核稿編輯：林庭安
資料來源：GoogleWorkspace
